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¿Cuáles son las mejores herramientas para organizar eventos?

¿Cuáles son las mejores herramientas para organizar eventos?

¿Tienes que organizar un evento y no sabes por dónde empezar? No te preocupes, te vamos a decir algunas herramientas para organizar eventos que te serán de mucha utilidad.

Antes de empezar, deberás fijar tus objetivos y decidir los recursos que vas a invertir. Por ello, deberás responder a las siguientes preguntas: ¿Por qué quieres hacer un evento?, ¿Qué mensaje vas a querer transmitir?, ¿A quién va dirigido el mensaje y el evento?, ¿Qué resultados esperas conseguir del evento? Y por último, ¿Qué recursos necesitas utilizar para el evento? Una vez hayas respondido a estas preguntas podrás empezar a preparar tu evento.

Los eventos tienen un gran potencial a nivel de comunicación y si están bien hechos, suelen construir unas de las acciones más potentes y efectivas del marketing. Las compañías que trabajan en entornos B2B, sin duda, deben organizar eventos o actos para presentar sus servicios o productos y el evento puede convertirse en la mejor manera de captar nuevos leads, clientes o fidelizar a estos.


El segundo paso, una vez ya tenemos claro lo que buscamos conseguir con el evento, deberos elegir la fecha, la hora y el lugar del evento. Deberás estudiar detalladamente al público que asistirá para poder ofrecerle la propuestas más idónea en función del mensaje que quieres transmitir.

El segundo paso a seguir, una vez ya has definido a tu target, es planificar cómo vas a llegar hasta tu público, que herramienta vas a utilizar. Las redes sociales son las grandes aliadas de los eventos, te servirán para organizarlos y también servirán como instrumento de difusión. Pero, ¿qué red social es la más adecuada?

1. Instagram. Cuando el diseño de los espacios o productos es el centro de atención es la mejor plataforma, ya que es el canal de difusión perfecto para tu imagen de marca.
2. Facebook. Sin duda es la mejor red social para difundir eventos porque permite crear una página del evento y comunicarte con los usuarios.
3. LinkedIn. Esta plataforma es ideal si tu evento se dirige a profesionales o directivos de empresas B2B.
4. Twitter. Esta red social es la que más te ayudará a generar impactos. Esta plataforma es perfecta para dar difusión al contenido del evento y también durante su celebración.

Si tienes bastante presupuesto para realizar el evento, otra opción sería promocionarlo a través de anuncios en las rede sociales. Sin embargo, antes de hacerlo deberás crear un #hashtag del evento para darle más difusión.

También podríais buscar el apoyo de influencers o medios de comunicación, ya que ellos te ayudarán a difundirlo más. Y por último, también podrías realizar una campaña de email marketing o apoyarte por el telemarketing.

A continuación os presentamos 4 herramientas para ayudarte a organizar un evento.

1. Eventbrite. Todos los eventos interesantes sobre marketing se promocionan a través de esta aplicación. Esta herramienta te ayudará a crear la página web, gestionar el cobro de los tiques y difundir el evento. Esta aplicación es gratuita.
2. GESprotocolo. Esta herramienta sirve fundamentalmente para controlar el aforo y seguir un protocolo para ubicar a los asistentes. Esta aplicación es un software desarrollado por la Universidad de Alicante que integra la planificación, el seguimiento de todas las tareas y la ejecución. Esta herramienta te ayudará diseñar los espacios, enviar las invitaciones, realizar el seguimiento de las confirmaciones y la distribución de los asistentes siguiendo reglas de protocolo.
3. RegOnline. Esta aplicación está pensada para congregar a un buen número de asistentes. Esta herramienta sirve para organizar eventos más populares. Además, se encarga de crear formularios de registro en línea, procesar pagos, crear placas identificativas o aplicaciones móviles. Además, también permite realizar campaña de email marketing y ofrece informes.
4. SCHED. Si quieres gestionar tu sitio web, las redes sociales y las invitaciones esta tu herramienta. Con este software podrás organizar desde conferencias hasta festivales. Además, esta herramienta permite sincronizar el programa del evento con tu calendario. Esta aplicación es de pago, mínimo unos 100€ por evento.

Herramientas para realizar eventos:

Etiquetas: Redes Sociales, Comunicación Online

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